Automação do processo de cobranças: Lembretes de e-mail para o cliente e Criação de tarefas automáticas de cobrança

Com a atual versão lançada pela Microsoft, os clientes têm agora acesso a um conjunto de funcionalidades de automação do processo de cobrança, destinadas a aumentar a produtividade dos agentes de cobranças, ao eliminar o tempo anteriormente despendido a pesquisar saldos antigos, faturas de cliente em aberto e contas de clientes. O gestor de cobranças pode definir um fluxo de trabalho padronizador para os agentes de cobranças e criar automaticamente as respetivas tarefas.

Esta nova funcionalidade está disponível para download desde 6 de novembro de 2020.

Ativar a automação do processo de cobranças

Por defeito, novas funcionalidades como a automação do processo de cobrança, estão desativadas. No entanto, podem ser ativadas através do espaço de trabalho de Gerenciamento de Recursos. 

A funcionalidade de automação do processo de cobrança está disponível em qualquer versão, a partir da versão 10.1.14, no Microsoft Dynamics 365 Finance and Operations. No espaço de trabalho de Gerenciamento de Recursos, pode ser facilmente identificada mediante filtragem das funcionalidades disponíveis pelo módulo de Crédito e Cobranças. Para ativar a referida funcionalidade, o botão “Habilitar agora” que aparece no painel de detalhes deve ser selecionado.

Após a habilitação, os utilizadores terão acesso a dois novos separadores, “Configuração do processo de cobrança” e “Automações de processo”, no módulo de Crédito e Cobranças.

Parâmetros

Contas a Receber > Configuração > Automação do processo de cobrança 

A configuração dos parâmetros da funcionalidade de automação do processo de cobrança pode ser acedida ao navegar pelo caminho acima mencionado e selecionar o separador de automação do processo. Os dois parâmetros mais relevantes de automação do processo de cobrança são destacados abaixo.

• A percentagem de clientes por tarefa em lotes define a percentagem de clientes a processar por tarefa em lote, o que significa que ao executar a automação de processos, se a percentagem de clientes for definida para 10 %, cada tarefa em lote conterá apenas 10 % do número total de clientes a enviar e-mails.
• A opção Lançar cartas de cobrança automaticamente permite lançar automaticamente na Razão as de cobrança geradas através do processo de cobrança automática.
• A opção Criar atividades de automações permite a criação (e fecho automático) das atividades de cobrança para os tipos de ação “E-mail” e “Carta de cobrança”, permitindo o seguimento de todas as atividades do processo de cobrança dos clientes.
• A opção Dias para manter o histórico da automação do processo de cobranças define o número de dias em que o sistema irá manter os históricos das atividades criadas.
• A opção Excluir a fatura após  a ativação da última etapa do processo determina se a automação de processo irá parar após uma fatura atingir a última etapa do processo ou, em alternativa, se as etapas de automação de processo continuarão a ser executadas para a próxima fatura mais antiga.

Configuração do processo de cobranças

Crédito e cobranças > Configuração > Configuração do processo de cobranças

1. Hierarquia de processos

A hierarquia dos processos de cobrança determina o processo que será utilizado para os diferentes clientes da empresa.

Ao configurar a hierarquia dos processos de cobrança, é necessário alocar um grupo de clientes a um nome de processo de cobrança. Os grupos de clientes definem um grupo de registros de clientes, como consultas que podem ser exibidas e geridas para processos de cobrança ou saldos antigos ao segmentar os clientes, por exemplo, por dimensão, região, nome ou até grupos de agentes. Como tal, os grupos de clientes são um requisito obrigatório para a automação do processo de cobrança, e podem ser configurados ao seguir o caminho abaixo:

Crédito e cobranças > Configuração > Grupos de clientes

Além disso, os diferentes processos de cobrança são alocados a uma classificação específica na hierarquia de processos, de modo a que, se os clientes se enquadrar em vários grupos (e consequentemente em vários processos de cobrança), o processo de cobrança que tiver a classificação mais alta na hierarquia será o aplicável a esse cliente.

Na hierarquia de processos, também se pode definir o número de dias silenciosos do processo e excluir clientes ou faturas do processo de cobrança:  

• O campo Dias silenciosos funciona como um tempo de espera, definindo o número de dias entre duas ações diferentes.
• Os campos Excluir do processo e Valor permitem ao utilizador determinar que critérios serão aplicados como filtro ao grupo de clientes selecionado: o utilizador deve selecionar se o grupo de clientes será filtrado (Nenhum(a)) ou se será estabelecido um limite baseado no campo Valor para o Saldo antigo do cliente (saldo vencido do cliente inferior a) ou para o Valor da fatura (Valor da fatura inferior a).

Por exemplo, se for estabelecido um limite de 2000,00 USD para Saldos antigos dos clientes, todos os clientes que tenham um saldo vencido inferior a 2000,00 USD serão excluídos da automação do processo de cobrança.

Obrigado pelo tempo disponibilizado para ler esta primeira parte das duas que compõem este blog. Esperamos que a tenha considerado útil.

Na Parte 2 iremos rever os restantes detalhes essenciais para configurar o processo de automação.

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