Interserve

Empregando 50.000 funcionários e com uma receita anual de £2,3 bilhões, a Interserve é uma das principais empresas de serviços de apoio e construção do mundo. O seu portfólio de serviços abrange consultoria, design, construção, gestão de equipamentos e gestão de instalações, prestando esses serviços a organizações do setor público e privado.

The challenge

Como consequência do crescimento, através da aquisição de diversas empresas e novos contratos, a Interserve viu-se com um vasto portfólio de sistemas financeiros suportados por processos manuais e múltiplas planilhas. Uma revisão abrangente dos seus processos de negócios e da infraestrutura de tecnologia da informação (TI) revelou que a arquitetura de TI era complicada, pesada e não estava alinhada com a estrutura organizacional. Do ponto de vista de negócios, havia diferentes formas de gerir os principais processos financeiros e informações de desempenho que eram produzidos localmente, levando a desafios de consolidação. Foram necessários funcionários extra em vários locais para garantir que os prazos de comunicação pudessem ser cumpridos e os controlos adequados mantidos.

Vários sistemas operavam em isolamento

Do ponto de vista de TI, vários sistemas operavam isoladamente, resultando na duplicação de dados em diferentes plataformas, criando “várias versões da verdade”. Essas tecnologias díspares não estavam a acrescentar valor para toda a empresa, o que significa que a mesma incorreu em custos significativos e contínuos. A Interserve sabia que precisava de atualizar o seu sistema financeiro e de recursos humanos que era antigo e excessivamente complexo, para reduzir o número de soluções e criar uma visão única da organização. A empresa percebeu que, unificando processos e integrando os seus dados principais numa única plataforma, essas informações poderiam ser partilhadas por toda a empresa, reduzindo os custos, melhorando a precisão dos dados e proporcionando eficiência.

A solução

Tendo tomado a decisão de atualizar os seus sistemas de TI, a Interserve passou por um rigoroso processo de seleção, tendo avaliado várias soluções de ERP (Enterprise Resource Planning), incluindo SAP e Oracle, antes de decidir que o Microsoft Dynamics AX era a melhor solução. Em particular, o processo de avaliação demonstrou que os módulos de Finanças e Recursos Humanos (RH) do Dynamics AX eram suficientemente robustos e flexíveis para fornecer o desempenho que uma empresa de serviços do tamanho e diversidade da Interserve exigia. Outro fator importante foi que o Dynamics AX tinha preços muito competitivos, principalmente em comparação com algumas das grandes soluções tradicionais de ERP. Tendo escolhido a aplicação de negócios certa, a Interserve precisava de contratar um parceiro com experiência em Microsoft Dynamics AX para os orientar na implementação. “Nós escolhemos a Hitachi Solutions com base na sua experiência na gestão de projetos complexos e no profundo conhecimento técnico das tecnologias da Microsoft”, disse Shaun Devey, Diretor de TI da Interserve. A Hitachi Solutions colaborou com a Interserve na mudança de processo, consolidação de serviços compartilhados, processos de aquisição, migração e integração de dados complexos, tendo mais de 30 especialistas em negócios e tecnologia nos escritórios da Interserve.

Benefícios

Ao implementar um único sistema ERP (Enterprise Resource Planning) e ao alinhar os processos de negócios, a implementação do Microsoft Dynamics AX permitiu que a Interserve padronizasse os seus principais processos de negócios e limpasse os seus dados. O cenário de TI agora está menos fragmentado e há menos aplicações para dar suporte. “Agora podemos operar os nossos sistemas financeiros e de recursos humanos numa única plataforma com processos unificados e métricas consistentes. A redução de vários sistemas diferentes para o Dynamics AX reduziu significativamente o custo total de propriedade dos nossos sistemas de TI”, acrescentou Devey. A introdução do Dynamics AX também foi um facilitador fundamental para fornecer um serviço partilhado de finanças e recursos humanos em toda a empresa, quando anteriormente havia muitos.

A arquitetura é relativamente simples e alinhada com a estrutura organisacional. A informação dos vários departamentos é agora armazenada centralmente e, por isso, é consistente e disponível a nível central.