Department of Health & Social Care

O cliente

O Departamento de Saúde e Assistência Social é o departamento de estado responsável pelo financiamento do Serviço Nacional de Saúde (NHS) do Reino Unido, com um orçamento anual de 125 mil milhões de libras, que aumentou significativamente no último ano para 200 mil milhões de libras.

Nos últimos doze meses, o Departamento tem estado na linha da frente da resposta à COVID-19, atuando numa série de tarefas relativas a políticas e compras, tais como o fornecimento de equipamentos de proteção individual, ventiladores e vacinas de importância crítica para o NHS.

O desafio

Em junho de 2019, o Departamento de Saúde e Assistência Social pediu à Hitachi Solutions que executasse a totalidade do seu projeto de implementação do Microsoft Dynamics 365, tanto como fornecedor como na gestão da equipa de projeto em nome do cliente.

Em março de 2020, após uma sessão Discovery Go-Live de nove meses de grande sucesso, compreendendo as necessidades dos utilizadores e a automatização da prototipagem para poupanças a longo prazo, a equipa gerida pelo Departamento de Saúde e Assistência Social da Hitachi Solutions preparava-se para transformar os seus serviços corporativos ao substituir um sistema legado e antiquado que tinha sido rejeitado pelos utilizadores. A implementação de uma solução ERP do Microsoft Dynamics baseada na cloud forneceria sistemas Financeiros, de Compra e Pagamentos e RH. 

À medida que a pandemia de COVID-19 se instalava, tornou-se claro que a implementação do Microsoft Dynamics 365 estava em risco, dado que o Reino Unido entrou em confinamento uma semana antes da data prevista para o lançamento da solução. Foi tomada a decisão de adiar o lançamento por se acreditar que uma solução ERP não poderia ser lançada através de trabalho remoto, especialmente devido ao papel de liderança do Departamento na resposta à pandemia. Em poucas palavras, o risco foi considerado demasiado grande.

Por conseguinte, foi tomada a decisão de reverter o processo de transição, que já se encontrava em marcha. A liderança do programa fez então um balanço e decidiu explorar a forte relação de ética de equipa e parceria com a Hitachi Solutions, a qual tinha sido desenvolvida durante as fases de Pré-Descoberta, Descoberta, Alfa e Beta. Foi feita uma reavaliação conjunta da missão, visão e método, com vista à sua implementação nas novas circunstâncias. Foram clarificadas as responsabilidades, foi esclarecida uma compreensão partilhada do caminho para o sucesso e foram desenvolvidas novas formas de trabalho, de modo a permitir uma implementação remota pelos utilizadores que trabalhavam a partir de casa.

O resultado foi um lançamento excecionalmente estável, sem problemas significativos resultantes da migração de dados, da gestão de alterações e da adoção da própria solução pelos utilizadores, que funcionou sem problemas desde o primeiro dia. Uma vez que todos os membros da equipa, tanto do Departamento de Saúde e Assistência Social como da Hitachi Solutions, estavam a trabalhar remotamente, isto foi uma prova tanto da força coletiva e empenho da equipa do projeto, como das competências de gestão de projeto que tinham sido desenvolvidas sob a orientação e gestão prática da Hitachi Solutions..

A solução

O Departamento de Saúde e Assistência Social optou por implementar o Microsoft Dynamics 365 para Finanças  Recursos Humanos, com o objetivo de acumular os seguintes benefícios:

O futuro

Após a conclusão bem-sucedida da Fase 1, a relação da Hitachi Solutions com o Departamento de Saúde e Assistência Social continua. Os dois parceiros estão atualmente a ponderar formas de afinar a solução Microsoft Dynamics 365 de acordo com as necessidades do Departamento, com o foco na Gestão de Ausências e Relatórios. Além disso, a Hitachi Solutions está a ajudar a encontrar a melhor forma de integrar mais de mil novos utilizadores na solução da Autoridade de Segurança Sanitária do Reino Unido, um objetivo crítico a curto prazo para o Departamento.