Como as PowerApps impulsionam a transformação digital

A minha publicação de hoje analisa o valor de implementar tecnologia fácil de usar, que possa produzir uma diferença real nos resultados da sua empresa. Irei considerar como as PowerApps podem ajudar a impulsionar a transformação digital e porque é que pode ser o melhor investimento em TI que a sua empresa alguma vez fez.

A transformação digital não tem de ser complicada. No entanto, de acordo com um inquérito da Dell, muitos executivos do Reino Unido referem que estão a ter dificuldades para a implementar. Mas não tem de ser assim. Apesar de todo o exagero, a transformação digital é um conceito bastante simples; trata-se de utilizar a tecnologia digital para melhorar a forma como a sua organização funciona.

As PowerApps da Microsoft são um excelente exemplo disso. A aplicação simples é incluída como parte da plataforma amplamente utilizada Office 365 e pode causar um grande impacto na forma como a sua empresa funciona. De modo a tornar a transformação digital numa realidade, as PowerApps são o meio ideal para se começar.

Então, o que são as PowerApps, como funcionam e como podem ajudar na transformação digital?

O que são as PowerApps?

As PowerApps são uma ferramenta fornecida pela Microsoft que permite a um leque de utilizadores empresariais, desde analistas e Gestores de Projeto até programadores profissionais, construir aplicações comerciais ou empresariais, sendo uma ferramenta construída com base na Power Platform da Microsoft. Proporciona aos utilizadores empresariais uma série de modelos pré-elaborados, aplicações, ações, formulários e até controlos de câmara prontos a usar para construir aplicações que interagem com os dados da empresa. Está incluída como parte da maioria das assinaturas do Office 365 Enterprise, por isso, se tiver a plataforma cloud da Microsoft instalada, pode começar hoje a construir com as PowerApps.

Eis um exemplo de como as PowerApps e a utilização da PowerPlatform poderiam ser usadas na prática:

Vamos imaginar que gere uma empresa privada de cuidados de saúde. As suas equipas de enfermeiros registam atualmente os dados dos doentes, durante as rondas das enfermarias, utilizando ficheiros em papel. Esta informação deve então ser inserida manualmente num sistema informático. Com as PowerApps, um consultor – ou até um funcionário com formação adequada – poderia recriar os formulários de dados dos doentes numa aplicação personalizada que regista automaticamente a informação no Dynamics 365 utilizando o Microsoft Flow, eliminando assim a inserção de dados manual e em papel.

Como este exemplo mostra, as PowerApps podem ser utilizadas para apoiar tarefas altamente específicas, mas (muitas vezes) bastante simples. Contratar uma empresa externa de desenvolvimento de software para construir o tipo de aplicação equivalente seria excessivamente dispendioso e demorado. No entanto, ao utilizar as PowerApps, esta ferramenta específica pode ser facilmente construída internamente. Além disso, livrar-se do papel é um bom exemplo da transformação digital em ação.

E os impactos são reais – um relatório recente sobre o Impacto Económico Total da Forrester revelou que a organização média que utiliza  PowerApps obtêm uma redução de 70 % no custo e desenvolvimento de aplicações. O relatório também sugere que, nas organizações que utilizam PowerApps, se poupam até 123 000 horas em apenas três anos.

Como funcionam as PowerApps?

A construção de uma aplicação utilizando PowerApps é relativamente simples. Com a formação apropriada, ou alguma experiência anterior na construção de aplicações, a maioria dos colaboradores será capaz de construir ferramentas úteis e práticas que resolvam problemas específicos, acelerem as tarefas e melhorem a eficiência.

As PowerApps são construídas com base na Power Platform da Microsoft, que também inclui o Flow e o PowerBI. Existem dois tipos diferentes de PowerApp:

Canvas apps

Começando com uma abordagem de Interface de Utilizador, o programador pode “arrastar e soltar” objetos numa “tela” em branco, assemelhando-se muito à criação de um conjunto de diapositivos no PowerPoint. Os utilizadores podem escrever comandos ou ações específicas utilizando expressões baseadas em Excel e incorporar a aplicação em diferentes aplicações do Office 365, como o Dynamics 365, Teams, etc. As Aplicações de Tela podem utilizar as mais de 200 ligações de dados prontas a usar disponibilizadas aos utilizadores, o que permite às empresas compilar dados de diferentes fontes para que os utilizadores comerciais possam interagir com os dados numa única aplicação.

Aplicações orientadas por modelos

As aplicações orientadas por modelos são construídas com base na estrutura Common Data Service (CDS), que permite ao “programador” utilizar uma vasta gama de comandos e componentes pré-elaborados, como Formulários, Fluxos de Processos Comerciais, Regras Comerciais e Controlos Personalizados. Isto permite ao programador concentrar-se na estrutura de dados e modelar os processos empresariais numa aplicação lógica.

O processo de construção de uma PowerApp seria algo parecido com isto:

• Os colaboradores definem um problema comum que enfrentem
• Um consultor externo ou Analista Comercial cria um mapa do processo ou atividade
• Esta pessoa decide então que tipo de aplicação seria adequada – uma Aplicação Orientada por Modelos ou CanvasApp (ou ambas!)

Selecionam um dos inúmeros modelos pré-elaborados fornecidos juntamente com o PowerApps para começar

• Trabalham com os dados:
  CanvasApp: Ligação a uma fonte como o OneDrive, Redes Sociais (p. ex., Twitter), Marketo, Dynamics 365 ou mesmo o Salesforce!
  Orientada por Modelos: Os dados de negócio já se encontram no ambiente CDS ou é necessário fazer a sua importação para um modelo de dados estruturado.
• Depois incluem componentes relevantes para a aplicação, tais como formulários, ecrãs, controlos, imagens, campos de texto e outras interfaces para construir um protótipo da aplicação
• Em seguida, publicam e partilham a aplicação para que os funcionários possam começar a utilizá-la
• Após a recolha de feedback, podem ser feitos mais ajustes e alterações para melhorar a aplicação

Dependendo da complexidade da aplicação, este processo pode demorar apenas 10 minutos, o que significa que os colaboradores poderão ter uma aplicação que aumenta a produtividade a funcionar num instante.

Como as PowerApps impulsionam a transformação digital na sua organização

A transformação digital não se trata realmente de tecnologia. Trata-se antes de ver como os processos e tarefas se podem melhorar e tornar mais eficientes, selecionando e escolhendo ferramentas digitais que possam ajudar. As PowerApps são uma excelente forma de o fazer. A plataforma oferece um método rápido e simples para a concretização da transformação digital, para além de as ferramentas terem também muitos outros pontos fortes:

Envolvem o pessoal

A adoção de novas tecnologias é sempre mais acentuada quando os colaboradoressentem que a sua opinião conta. As PowerApps oferecem isto – os funcionários podem ajudar a definir o problema e até participar na construção da aplicação que utilizam, criando um verdadeiro sentido de propriedade.

Integram-se com os seus sistemas informáticos existentes

Se estiver a utilizar o Office 365, Dynamics 365 ou qualquer outra tecnologia da Microsoft, as PowerApps integram-se imediatamente, o que significa que a implementação é muito fácil, sem problemas de configuração.

Mais aplicações, menos sistemas informáticos instalados sem autorização

Dado que as PowerApps são construídas “dentro” da plataforma da Microsoft, é possível construir uma enorme variedade de tecnologia que continua a estar em conformidade com a configuração tecnológica da sua empresa. Os seus colaboradoresnão irão utilizar uma mistura de aplicações e ferramentas de terceiros sobre os quais não tenha qualquer controlo ou visibilidade.

Uma vez que muitas empresas no Reino Unido estão a ter dificuldades em implementar os seus planos de transformação digital, as PowerApps são uma excelente solução. Ao proporcionar uma forma fácil, segura e fiável de construir aplicações que resolvem necessidades comerciais específicas utilizando tecnologia inteligente, abrem o caminho para uma verdadeira transformação digital.

No meu próximo blog, analisaremos com mais detalhe as diferenças entre as CanvasApps e as aplicações orientadas por Modelos, juntamente com as diferentes soluções que poderia construir em cada uma delas.